Prozess
consulting
im Team.

Die UMS Consulting GmbH & Co. KG berät und schult Unternehmen unter anderem im Bereich der Prozessoptimierung. Über viele Jahre kam dabei eine Simulation zum Einsatz, bei der die Teilnehmer einer Schulung gemeinsam in einem Raum die Abläufe eines Paketunternehmens nachstellen. Ziel ist es, Pakete – beziehungsweise Zettel, die diese repräsentieren – bei einem von vier Kunden abzuholen, zu bearbeiten und anschließend an einen anderen Kunden weiterzuleiten. Jedem Mitspieler wird dabei eine bestimmte Rolle zugewiesen, beispielsweise die eines Kunden oder Paketboten. Jede Rolle übernimmt einen eigenen Teil innerhalb des Bearbeitungsprozesses.

Am Ende des Spiels werden die bearbeiteten Pakete ausgewertet und entsprechende Statistiken erstellt. In der ersten Runde ist der Prozess bewusst aufwendig und ineffizient gestaltet. Die Teilnehmer sollen gemeinsam zeitkritische Abläufe identifizieren, analysieren und geeignete Lösungsstrategien entwickeln. In einer zweiten Runde wird die Simulation mit den erarbeiteten Optimierungen erneut durchgeführt und ausgewertet. Die erhobenen Statistiken dienen anschließend als Grundlage für den direkten Vergleich beider Prozesse.

Die analoge Version dieser Simulation brachte jedoch einige Herausforderungen mit sich. Spätestens mit Beginn der Corona-Pandemie wurde eine Digitalisierung des Konzepts erforderlich. Die physische Variante setzte eine Mindestanzahl an Teilnehmern und damit einen entsprechend großen Raum voraus. Zudem mussten sich alle Spieler zur gleichen Zeit am selben Ort befinden – insbesondere während der Pandemie und bei international aufgestellten Unternehmen eine erhebliche Einschränkung. Durch die Digitalisierung konnte darüber hinaus der ökologische Fußabdruck deutlich reduziert werden, da sowohl Reisen als auch physische Ressourcen eingespart werden.

In die digitale Welt.

Aufgrund der Rahmenbedingungen, die die analoge Version des Spiels mit sich brachte, begannen wir 2020 mit der Entwicklung eines MVP, der die Simulation vollständig in die virtuelle Welt überführt. Statt alle Teilnehmer in einem Raum zu versammeln, treffen sie sich nun in einer virtuellen Umgebung. Alles, was dafür benötigt wird, sind eine Internetverbindung, ein Office-Laptop und ein Headset.

Jeder Spieler wählt einen Avatar und tritt anschließend einem virtuellen Raum bei, der zuvor von einem Trainer erstellt und konfiguriert wurde. Die digitale Simulation bildet sämtliche wesentlichen Funktionen des Originals ab. Zu Beginn wird jedem Spieler eine Rolle, ein virtueller Schreibtisch sowie alles Weitere zugewiesen, was zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe benötigt wird. Die Statistiken werden nach jeder Runde automatisch vom System erstellt und grafisch aufbereitet.

Für die optimierte Runde bietet die Simulation den Teilnehmern zahlreiche Möglichkeiten, den bestehenden Prozess gezielt anzupassen. Dazu zählen beispielsweise die Reduktion einzelner Arbeitsschritte, die Zusammenlegung verschiedener Rollen, die Anordnung des Teams innerhalb des virtuellen Raums und viele weitere Optimierungsmöglichkeiten.

besondere
settings.

Jedes Spiel kann individuell an die Anforderungen des jeweiligen Kunden angepasst werden. Unterschiedliche Teamgrößen erfordern beispielsweise angepasste Spiellängen sowie eine entsprechende Anzahl an Schreibtischen und Rollen. Die Simulation kann sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch durchgeführt werden. Zusätzlich lassen sich die jeweiligen Unternehmensfarben bereits im Vorfeld durch den Trainer konfigurieren.

Trainings erstrecken sich häufig über mehrere Tage oder sogar Wochen. Die einzelnen Spiele werden daher in einem Backoffice gespeichert, sodass Statistiken und Paketdaten auch im Nachgang jederzeit erneut eingesehen und analysiert werden können.

Eine zentrale Herausforderung des ursprünglichen Spiels war die erforderliche Mindestteilnehmerzahl, um zumindest die wichtigsten Rollen innerhalb der Simulation besetzen zu können. Die digitale Version löst dieses Problem durch den Einsatz von Bots, die bei Bedarf sämtliche Rollen innerhalb des Spiels übernehmen können.